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公司差旅费管理办法

时间:2017-10-7      发布:上海曦和人力资源有限公司

第一条    为加强公司财务管理,规范公司出差管理工作,本着高效、务实、节俭的原则制定本办法。
第二条    本办法适用于因公务需要出差至国内各地区的公司各级员工。
第三条    员工出差前必须填写《差旅费申请表》,经部门、分管副总、公司总经理签字,此申请表作为报销的附件。
1. 签报流程:出差人员-部门负责人-分管副总-公司总经理。
2. 《差旅费申请表》必须在出差前审批完毕。特殊情况需总经理批准。
3. 提交出差申请时应注意以下事项:
(1)  各项标准应严格按本办法第五条执行。
(2)  费用中如有“其他”项目发生时,必须在备注栏中详细说明原因。
(3)  参加会议、培训的需附会议、培训通知。
(4)  多个部门员工因同一事项同时出差,应由主办部门提交签批。
第四条    员工出差符合乘坐飞机条件的(见第五条下方的出差交通工具标准),出差人员要提前通知综合部,由综合部负责统一订购机票。综合部订票原则上应选择票价折扣在50%以下的航班机票,确因工作需要或航班原因购买 高于7折机票的,须在差旅费申请 表内的备注栏说明原因,报公司总经理批准。
第五条    出差人员的差旅费标准如下:
1. 出差交通工具标准
(1)  公司领导(董事、监事、总经理、副总经理)可选择普列软卧、动车二等座、高铁二等座、轮船二等舱、飞机经济舱。
(2)  部门负责人可选择普列硬卧、动车二等座、高铁二等座、轮船二等舱。
(3)  其他员工可选择普列硬卧(行程超过十二小时)、动车二等座、轮船二等舱。
2. 除公司领导外,其他员工乘坐飞机必须事前经公司总经理批准,并具备以下条件之一,方可以乘坐:
(1)  出差任务紧急,无合适的车次、船期能及时到达目的地(以邮件、会议通知作为依据);
(2)  机票享受折扣价后(包含燃油费和机场建设费)低于其他交通工具费用。如高于其他交通工具费用,超过部分由个人承担。
3. 除公司负责人外,省外出差列车运行时间超过4个小时的才可以选择高铁二等座。
4. 机场、火车站往返交通费用凭票据在标准内据实报销(单据的日期及时间与飞机票或火车票相对应),两人以上同时出差时应合并乘车。同等条件下优先选择地铁、机场大巴、公交车等公共交通工具。
5. 两人以上省外出差,应按照各自职级标准选择交通工具,分开乘车,如需一起乘车的,超过标准的部分由个人自行承担。
6. 住宿标准
(1) 员工出差住宿费按办法标准执行,参加会议有指定酒店并明确费用由参会机构承担的除外。住宿费按出差实际住宿天数计算报销,超过部分不予报销。
(2) 住宿选择三星级以下酒店(含三星级),标准均为双人标准间,同性员工出差按合住标准核定。级别不同的员工合住按标准较高的执行。单人出差参照双人标准间执行。
(3) 公司负责人可选择单人住宿,其他人员出差不可选择单人住宿。
(4) 内、外部会议及培训如对方安排食宿的不允许报销住宿费和餐费。
7. 出差补助
(1) 出差补助为出差人在出差地发生的餐费和市内交通费,补助标准为每天50元,按实际出差天数计算,需凭出差地发票在标准额度内据实报销。如未发生餐费和市内交通费,此项不予报销。
(2) 总公司到分公司出差不允许由分公司负责招待,出差人员自行承担餐费。
(3) 连续出差时间达1个月以上(含30天),如项目督导、长期培训等,出差补助不按以上标准执行,按生活补贴200元/月,住房补贴500元/月执行,总额控制在700元/月,不再另行报销餐费、市内交通费和住宿费。
(4) 因参加会议或培训出差,组织方已提供食宿的,不予报销补助。但可凭出差地市内交通费发票在20元/天标准内据实报销。组织方未提供食宿的,出差地未发生餐费的,出差补助标准不可按全额报销,限定20元/天报销市内交通费。
(5) 出差天数的计算采取算头算尾的方法,如:2月1日出差,2月4日返回,则出差天数为4天。
8. 除车票船票中绑定的保险费可以与车船票一同报销外,员工出差自行购买的航空意外险等保险,公司不予报销。
9. 因工作需要发生的传真及上网费用需书面说明情况并经总经理室审批后,凭合规发票单独报销。
第六条   出差期间,若因工作需要而发生招待费,应当单独签报,按照招待费报销要求执行,并在招待费项目中列支。
第七条   员工报销差旅费,需提供合格的差旅费票据,不得以车辆燃油费、路桥费票据作为出差的交通费报销。
第八条   公司员工出差期间,除上述已明确的标准内的费用项目外,其余费用一律不得报销。
第九条   报销需注意事项
报销附件要求:住宿费报销时须提供住宿费结算明细表(客人账单或费用清单)、出差明细表(出差明细表必须体现姓名、职务、出差地点、出差事由、出差时间、费用类别、金额)。所有发票必须是正规发票(如若后续查出假票,应承担相关责任),开具发票要填写公司(上海曦和人力资源有限公司)名称和税号(913101120MA1HM70A54)。
差旅费报销如出现以下事项,需由出差人填写《特殊事项审批表》,并提供详细书面说明,多个特殊事项不可合并在一行内填写,应分开说明,部门负责人、分管副总、公司负责人签批后方可报销:
1. 差旅费发票因遗失、不合规等原因导致发票的开具日期在出差期间以外的;
2. 员工出差期间因工作需要、或遇意外事件等原因,需延长出差时间或改变出差行程的;
3. 实际报销时,交通费、住宿费、出差补助等分项均不得超过相应标准,如因特殊情况造成差旅费超标的;
4. 发生行李打包费、改签费、退票费等额外费用的。
报销时效要求: 员工出差结束后,应在5个工作日内及时办理报销手续,结清借款;特殊情况如发票打印不规范等经分管副总同意后延长到7个工作日内报销,否则财务不予报销。如有借款逾期不报销者,财务部可向其所在部门口头或电话催款,催款后仍不报销者,由财务部通知人事部从应发工资中扣还。
第十条   本办法由财务部负责解释,自2017年6月1日起执行。